STAYPATH ／ 登録支援機関・監理団体・海外人材事業者向け
営業から配属後の管理まで、
1つのデータベースで回す。
人材・企業・求人・申請・面談・請求を同じ場所に置き、期限の計算・書類の作成・記録の転記を自動化する業務システムです。 スプレッドシートの二重管理と、担当者しか知らない状態をなくします。
24画面営業〜管理までを網羅
9段階受入業務の全工程に対応
4ロール職務単位で見える範囲が変わる
6自動化期限・要約・照合・差し込み・取込・集約
導入について相談する
デモは個別にご案内しています。お問い合わせください
効率化されるところ
探す・転記する・作り直す、をなくす。
外国人材の受入で時間を使っているのは、判断ではなく作業です。どの作業が消えるかを工程ごとに並べます。
| 業務 | いまの手順 | StayPath |
|---|---|---|
| 在留期限・旅券期限の管理 | Excelを開いて残日数を目視で確認。気づいた人が担当者に連絡 | 毎日自動で走査し、120日前に着手タスク、30日前に提出タスクが担当者のホームに出る |
| 更新申請の必要書類の洗い出し | 過去案件のフォルダを探し、書類リストを作り直す | 申請種別を選ぶと必要書類が展開され、雇主・本人・送出機関の別に収集状況が残る |
| 面談の記録 | 面談後に思い出しながら報告書を書く。母国語の面談は要点しか残らない | 録音の文字起こしから、和訳・要約・リスクの下書きが作られる。承認して確定する |
| 契約書・求人票の作成 | Wordの前回分を複製し、氏名・賃金・期間を1か所ずつ書き換える | 様式を選んで対象を選ぶだけ。登録済みのデータが差し込まれ、Word形式で出力できる |
| 受け取った契約書の確認 | 雇用条件書とシートを並べて、賃金・期間・氏名を目で突き合わせる | アップロードすると登録内容と自動照合し、不一致と必須条項の欠落を指摘する |
| 送り出し機関からの候補者一覧 | 届いたExcelを見ながら管理シートへ転記する | 様式を配って取り込む。新規・更新・変更なしの差分を確認してから反映する |
| 企業とのやりとり | 個人LINEとメールに散らばり、担当者しか経緯を知らない | 全チャネルを1画面に集約。日程などは更新の提案が上がり、1操作で反映できる |
| 届出の期限管理 | 四半期ごとにカレンダーへ手で入れ直す | 対象と期限を持ち、7日前・30日前で色が変わる。提出時に受付番号を残す |
| 引継ぎ | 引継ぎ資料を作る。作った時点の情報しか残らない | 案件の現在地・決定事項・未決事項・次回アクション・保存先が常に画面にある |
二重管理をなくす仕組み
1つの登録が、10か所に効く。
人材を1件登録すると、その情報は次のすべてに使われます。同じことを別の表に書き写す作業が発生しません。
入力するのは1回
人材の登録
氏名・国籍・在留資格・期限・配属先
期限監視（在留・旅券・健診）更新申請の必要書類リスト雇用条件書・契約書の差し込み
定期面談のスケジュール届出の対象者請求明細の人数
受入パイプラインの現在地配属チェックリストExcel様式の出力分析の集計
機能
9段階のどこにいるかが、常に分かる。
案件の現在地は矢羽根で表示されます。各段階で「誰が・何を入力し・何が残り・どの様式を使い・いつまでに」が決まっています。
01制度勉強
02現地勉強
03名刺交換
04説明
05求人
06面接
07申請
08配属
09管理
営業
- 会合・名刺・リードの管理と次回連絡日の自動タスク化
- 商談のヒアリング項目を構造化して保持
- 費用見積を様式から生成し、管理者承認を経て提示
求人
- 労働条件まで含む求人登録フォーマット
- 求人票を様式から生成し、承認して確定
- 掲載先ごとの項目に変換して出力し、掲載IDとURLを記録
- 送り出し機関への依頼内容を構造化して保持
選考
- 候補者一覧のExcel取込（差分プレビュー付き）
- 事前面談を独立レコードとして記録
- 録画・個人情報の同意を範囲と保存期間ごとに管理
- 内定者をそのまま人材として登録
申請
- 申請種別ごとの必要書類の自動展開
- 収集状況を雇主・本人・送出機関の別に管理
- 書類とレコードの自動照合（指摘のみ）
- COE→VISA→入国日→入社日の逆算表示
- 滞留日数で止まっている案件を可視化
契約書
- 様式マスタから差し込みで作成（版数管理）
- 差し込み箇所と自由記述を色分けして承認者に提示
- Word形式で出力
- 受け取った契約書を登録内容と照合し、必須条項の欠落を検出
配属
- 入国前後のチェックリストを自動生成
- フライト・住居・役所手続き・口座・入社を1つの日程表に
- 立替費用と精算状況の管理
管理
- 定期面談の録音から要約とリスクの下書き
- 面談承認で次回面談タスクを自動生成
- 届出カレンダーと受付番号の記録
- 各社請求と本店請求の二段構え、月初・月末の定型業務
連絡
- LINE・メール・アプリを1つのInboxへ集約
- 母国語メッセージの原文と翻訳を分けて保持
- 本文から更新提案と返信の下書きを作成
AIの担当範囲
下書きまでがAI、確定は人。
誤りが不法就労助長や登録取消に直結する領域です。承認した人と日時が残らない書き込みは発生しません。
| 処理 | やること | 人の承認 |
|---|---|---|
| 期限監視 | 期日を算出してタスクを生成 | 不要（AIを使っていません） |
| 面談インテーク | 文字起こしの和訳・要約・リスク抽出 | 必須 |
| 書類照合 | 登録内容との突合。不整合の指摘のみ | 必須 |
| 申請ドラフト | 必要書類の展開と様式への差し込み | 必須 |
| 会話インテーク | 受信メッセージから更新提案と返信の下書き | 必須 |
| 文書生成 | 求人票・見積・契約書を様式へ差し込み | 必須（契約書は専門家レビュー） |
あえてやらないこと
- 在留資格・転職・賃金・労務トラブルへのAI回答。すべて人に回します
- 申請の自動提出、許可可否の判断、要件充足の断定
- 法定・準法定様式でのAIによる文言の創作
- 候補者と求人のマッチングAI。数百人規模では人の目のほうが速く正確です
- 位置情報・勤怠・既読の取得
権限とデータ
見せる相手を、職務で決める。
旅券番号・在留カード番号・顔写真は、業務上必要な担当者だけが見ます。画面で隠すのではなくデータベース側で制御しているため、APIを直接呼んでも越えられません。
| ロール | 人材カード | 旅券・在留カード番号 | 面談記録 | 請求 | 設定 |
|---|---|---|---|---|---|
| 管理者 | 全 | 閲覧 | 全 | 全 | 全 |
| 申請担当 | 全 | 閲覧 | 閲覧 | – | – |
| 生活支援 | 担当分 | 不可 | 担当分 | – | – |
| 営業 | 一覧のみ | 不可 | 不可 | 閲覧 | – |
データベースは東京リージョンに置いています。AIによる読み書きを含め、誰が何を承認したかを監査ログに全件記録します。
導入の順序
期限管理から動かします。
AIから着手すると参照先のデータがないため何も動きません。段階を踏みます。
0
データ移行と期限管理人材・企業・在留・配属を移し、期限監視を動かす。既存シートはここで閉じます
1
面談記録録音から下書きを作る。入力の負荷が下がり、記録が埋まり始めます
2
書類照合申請の手戻りを減らす
3
申請と営業の文書生成リードタイムを詰める
4
一次応対誤答のリスクが最も高いので最後に着手します
デモ環境
ロールを切り替えて、見え方の違いを確かめてください。
同じ人材でも、ロールによって開ける画面と見える項目が変わります。入っているのはすべて架空のデモデータです。
4つのロールで入れます
管理者
田中 健一
全画面。請求・設定・監査ログまで
申請担当
佐藤 由紀
人材カード全件と旅券番号。面談は閲覧のみ
生活支援
鈴木 麻衣
担当分の人材のみ。機微情報は不可
営業
山本 大輔
人材は一覧のみ。面談・書類は不可
デモは実際の運用データを含むため、個別にご案内しています。